[1578] Assistenz der Leitung Bau und Technik (m/w/d)

Unlock your potential! Die GEMMACON GmbH ist ein inhabergeführter Personaldienstleister mit über 15 Jahren Erfahrung. Wir verbinden hochqualifizierte Fach- und Führungskräfte mit anspruchsvollen Projekten und renommierten Unternehmen aus verschiedenen Branchen. Unsere Priorität ist die langfristige Zufriedenheit unserer Kunden und Mitarbeiter – durch individuelle Beratung, maßgeschneiderte Lösungen und partnerschaftliche Zusammenarbeit.

• Unterstützung der Leitung der Abteilung Bau und Technik in vielfältigen organisatorischen, operativen sowie strategischen Angelegenheiten
• Schnittstellen- und Koordinationsfunktion zwischen Leitung, Geschäftsführungsebene und Mitarbeitern
  Erstellen und Aufbereiten von Präsentationen, Recherchen sowie Entscheidungsvorlagen
• Eigenständige Erstellung und Zusammenstellung von Unterlagen und Präsentationen für Unternehmensgremien basierend auf den Projektverläufen 
• Organisation von Besprechungen/Jour fixe mit Projektgremien, Planern, Firmen, Behörden, Gutachtern etc. (Terminierung, Einladung, Raumbeschaffung, Bewirtung etc.) 
• Eigenverantwortliche Führung der Korrespondenz und Protokollführung bei Terminen
• Dokumentation, Ablage und Archivierung von Projektunterlagen sowie Aktualisierung der Projekttermin- und Organisationspläne 
• Vor- und Nachbearbeitung von Managementmeetings, Reise- und Vertragsmanagement
• Vorbereitung standardisierter Vertragsunterlagen für Planungs- und Bauleistungen sowie Projektcontrolling und Berichterstattung; Vertrags- und Nachtragsmanagement, Kosten- und Statusberichte, Projektterminplanung) 
• Unterstützung bzw. Übernahme von Koordinationsaufgaben im Bereich des Gewährleistungsmanagements 
• Korrespondenz mit Kunden und Vertragspartnern
• Rechnungsprüfung sowie Betreuung der Projekte in SAP (Baubestellungen, Kontierung der Rechnungen, Anlegen von SAP-Baubüchern) 
• Allgemeine Büroorganisation: Allgemeine Schreibarbeiten, Korrespondenz, Organisation der Ablage von Projektunterlagen und Formularwesen 

• Unterstützung bei Projekten und Übernahme von Sonderaufgaben, insbesondere:

  • Planung (Baugenehmigungsprozess)
  • Realisierung (Durchführung von Ausschreibungen, Submissionen und Vergabeverhandlungen; Vorbereitung standardisierter Vertragsunterlagen für Planungs- und Bauleistungen sowie Projektcontrolling und Berichterstattung; Vertrags- und Nachtragsmanagement, Kosten- und Statusberichte, Projektterminplanung) 
  • Erstellen und Nachhalten von Mangelanzeigen, Ablehnungen, etc.

  • Führen von Mängellisten, Nachhalten von Terminen, Fristen, etc.

• Kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit zusätzlicher technischer Aus-/Weiterbildung mit bauspezifischer Prägung 
• Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz in vergleichbarer Position, vorzugsweise im Bau-/Immobilienbereich, im Bauprojektmanagement oder in einem Architektur-/Ingenieurbüro 
• Sehr guter Umgang mit den MS-Office-Anwendungen, möglichst Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen 
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten, ausgeprägte Serviceorientierung
• Leistungsbereitschaft, hohe Belastbarkeit
• Organisationstalent sowie eine strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative, Durchsetzungsvermögen, Teamfähigkeit, selbständiges Arbeiten sowie sehr gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeiten  

• Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zu Dienstfahrten 

• Arbeitsort: Frankfurt am Main 
• ein vielfältiges und abwechslungsreiches Tätigkeitsgebiet 
• eine unbefristete Beschäftigung 
• betriebliche Altersversorgung bei der Zusatzversorgungskasse der Stadt Frankfurt a. M. 
• Work-Life-Balance durch flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung 
• Homeoffice möglich 
• umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten 
• einen kostenfreien Stellplatz in unserem eigenen Garagenhaus im Frankfurter Ostend 
• Möglichkeit des Fahrradleasings 

• eine monatliche Fahrtkostenpauschale