Sekretärin / Assistenz (m/w/d) für organisatorische und administrative Aufgaben in Böblingen

Ein etablierter Akteur in der Automobilbranche mit Sitz im innovativen Smart Areal in Böblingen sucht eine engagierte und organisierte Fachkraft für die Unterstützung im Sekretariats- und Assistenzbereich. Hier erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem dynamischen Umfeld, in dem Sie durch Ihre strukturierte Arbeitsweise und Ihr Organisationstalent maßgeblich zum reibungslosen Bürobetrieb beitragen.

• Verantwortung für das Termin- und Kalendermanagement: Priorisierte Terminplanung, Koordination und Dokumentation von Geschäftsterminen sowie Abstimmung mit internen und externen Ansprechpartnern.

• Selbstständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen und Post: Prüfung auf Vollständigkeit und Plausibilität, Klärung von Sachverhalten sowie Priorisierung und Nachverfolgung der Bearbeitungsstände.

• Organisation von Dienstreisen im In- und Ausland: Buchungen, Abrechnungen und Klärung von Reklamationen unter Beachtung wirtschaftlicher und compliance-relevanter Richtlinien.

• Abwicklung von Compliance-Meldungen (z. B. Bewirtungen, Zuwendungen) gemäß geltenden Konzernrichtlinien.

• Aufbau und Pflege einer strukturierten Ablagesystematik in Outlook, SharePoint und Fileshare zur Sicherstellung einer vollständigen und nachvollziehbaren Dokumentation.

• Zusammenstellung und Aufbereitung von themen- und vorgangsbezogenen Informationen für die Leitung und das Team.

• Prüfung und Einführung neuer Medien und Software zur kontinuierlichen Optimierung der Sekretariatsprozesse.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Fachkraft für Bürokommunikation) oder vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich.

• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Outlook), SharePoint und Fileshare.

• Ausgeprägtes Organisationstalent, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise sowie hohe Zuverlässigkeit und Sorgfalt.

• Verständnis für Compliance- und Konzernrichtlinien sowie Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.

• Starke Kommunikationsfähigkeiten und Serviceorientierung, gepaart mit Teamfähigkeit und einer proaktiven Arbeitshaltung.

• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

• Erfahrung in der Reiseorganisation und Abwicklung von administrativen Prozessen ist von Vorteil.